Question 1

Was ist BriefBox AI?

Accepted Answer

BriefBox AI ist ein intelligenter digitaler Assistent, der die Verarbeitung und Archivierung Ihrer Briefpost automatisiert. Wenn Sie ein Foto, eine PDF-Datei oder eine Sprachnachricht eines Briefes an unseren Telegram-Bot senden, extrahiert unsere KI automatisch Metadaten, schwärzt personenbezogene Daten (PII) zum Schutz Ihrer Privatsphäre, organisiert die Dokumente und erstellt GiroCode-QR-Codes zur sofortigen Bezahlung von Rechnungen.

Question 2

Welche Dokumentenformate und Dateitypen werden unterstützt?

Accepted Answer

Wir unterstützen Bilder (JPEG, PNG, HEIC), die direkt mit Ihrer Handykamera aufgenommen wurden, PDF-Dokumente sowie Sprachnachrichten (für Suchanfragen oder Anweisungen). Das System nutzt Texterkennung (OCR), um gedruckten Text in strukturierte Daten umzuwandeln. Bei Spracheingaben konvertieren wir die Sprache in Text, bevor wir Ihr Archiv durchsuchen.

Question 3

Wie funktioniert der Schutz personenbezogener Daten (PII)?

Accepted Answer

Datenschutz hat für uns oberste Priorität. Wenn Sie ein Dokument hochladen, wird es zuerst von einem lokalen PII-Redactor auf unseren sicheren Servern verarbeitet. Dieses Tool scannt den Text und maskiert automatisch sensible Daten (wie Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und physische Adressen), bevor der Text an externe KI-Modelle gesendet wird. So verlassen Ihre persönlichen Daten niemals unsere geschützte EU-Umgebung.

Question 4

Wie funktionieren Rechnungs-Extraktion und GiroCode-Erstellung?

Accepted Answer

Erkennt unsere KI eine Rechnung, extrahiert sie die Zahlungsdetails: Zahlungsempfänger, IBAN, BIC, Betrag und Verwendungszweck. Daraus wird ein GiroCode (EPC-QR-Code) generiert. Sie können diesen QR-Code mit jeder europäischen Banking-App scannen, um die Überweisung sofort und fehlerfrei auszuführen.

Question 5

Kann ich BriefBox as digitales Archiv für meine offizielle Post nutzen?

Accepted Answer

Absolut. BriefBox fungiert als sicheres, DSGVO-konformes digitales Archiv für Ihre Post. In Deutschland und der EU sind digitale Kopien der meisten Korrespondenzen für die persönliche Buchführung und Steuerunterlagen voll anerkannt. Sie können nach Datum, Absender oder Kategorien filtern und Ihr gesamtes Archiv mit natürlicher Sprache durchsuchen.

Question 6

Wie funktionieren Dokumenten-Erinnerungen und die Google Calendar Integration?

Accepted Answer

Für Dokumente mit einer Frist (wie Rechnungen) können Sie automatische Erinnerungen einrichten. Über interaktive Schaltflächen in Telegram können Sie wählen, ob Sie am nächsten Tag, in drei Tagen, in einer Woche oder einen Tag vor der Frist erinnert werden möchten. Das System kann auch automatisch einen Eintrag in Ihrem Google-Kalender erstellen.

Question 7

Wo werden meine Daten gespeichert und ist das System DSGVO-konform?

Accepted Answer

Ja, BriefBox ist vollkommen DSGVO-konform. Alle Datenbankeinträge (gehostet via Supabase) und Dokumente werden verschlüsselt in der Europäischen Union (Frankfurt, Deutschland) gespeichert. Die KI-Verarbeitung erfolgt über AWS Bedrock in der Region Frankfurt unter einem strengen Enterprise-Vertrag, der die Nutzung Ihrer Daten für das Modelltraining untersagt.

Question 8

Wie kann ich meine Dokumente mithilfe von Kategorien organisieren?

Accepted Answer

Dokumente werden während der KI-Analyse automatisch in Standardgruppen (Rechnungen, Steuern, Versicherungen, Banken, Behörden, Medizin, Nebenkosten, Abonnements und Sonstiges) kategorisiert. Sie können die Kategorie jederzeit direkt im Telegram-Bot über das interaktive Menü oder im Web-Dashboard ändern.

Häufig gestellte Fragen